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En la opinión de María del Pilar Labastida Álvarez, la existencia y el mantenimiento actualizado de los registros contables y corporativos de la empresa adquieren nueva importancia,debiéndose ingresar la información en los registros societarios correspondientes en tiempo y forma, pues será el origen de la información que se ingresará al correspondiente expediente electrónico empresarial, la cual en todo momento deberá coincidir con la información contenida en los libros corporativos,por tener el mismo valor probatorio.

Recordemos que los libros corporativos de una sociedad –dentro de los que se encuentran el Libro de Registro de Variaciones de Capital; el Libro de registro de Acciones Nominativas en el caso de SA o el Libro Especial de Socios, en el caso de las SRL- forman parte de su contabilidad, por lo cual insistimos que estos deberán mantener sus registros actualizados y de manera oportuna.

En caso de que alguna autoridad judicial o administrativa requiera a la SE la información de los accionistas o socios de una sociedad y esta no esté debidamente actualizada en el Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles mediante los avisos de transmisión correspondientes, los procesos judiciales o administrativos en los que estén involucrados las sociedades podrían verse afectados por la falta de información actualizada.

En relación con el aviso de inscripción en el Libro Especial de los Socios o en el Libro de Registro de Acciones, con la estructura accionaria vigente, este se hará por el representante legal autorizado ante el SAT, a través de la captura del contenido y firma de la información aplicable a la estructura accionaria vigente, incluyendo el folio de la sociedad en el Registro Público de Comercio, directamente en la página web del Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles, o bien, adjuntando un archivo conforme al manual del usuario.

El aviso debe incluir el nombre, nacionalidad y el domicilio de los accionistas, datos que son considerados personales y de los cuales se debe mantener confidencialidad, concepto que resulta contradictorio con el de “publicación de un aviso”, debido a que las publicaciones en el Sistema Electrónicode Publicaciones de Sociedades Mercantiles pueden ser objeto de consulta por el público en general.

Esta posible contradicción se origina de una desafortunada redacción en las diversas disposiciones aplicables, pues en realidad la obligación de publicar este aviso de transmisión se trata de obligaciones de notificar a la SE la transmisión de acciones o partes sociales mediante el procedimiento señalado por el propio portal del Sistema Electrónicode Publicaciones de Sociedades Mercantiles, con el objetivo de que esta lo incorpore al expediente electrónico empresarial dela sociedad correspondiente que, según se establece, solo podrá ser consultado:

…por autoridades judiciales o administrativas cuando esta sea necesaria para el ejercicio de sus atribuciones en términos de la legislación correspondiente,…

Siendo para todos los demás supuestos considerada como confidencial. Es decir, los datos personales de los accionistas o socios no estarán disponibles para consulta pública.

Para dar cumplimiento a la obligación señalada, a la fecha de elaboración de este artículo, diversas sociedades han publicado en el Sistema Electrónicode Publicaciones de Sociedades Mercantiles, mediante escritos libres, avisos de la transmisión de acciones o partes sociales representativas de su capital social, así como la estructura accionaria resultante. Es importante señalar que para proteger los datos personales de la empresa y sus accionistas no deberá realizarse ninguna publicación ni presentarse escrito libre alguno al Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles.

La notificación de transmisión de acciones, por ende, se debe efectuar únicamente a través de la página de internet: https://psm.economia.gob.mx/PSM/avisoInscripcion.jsf en donde la SE cuenta con un apartado específico para su presentación, mismo que consta de un cuestionario que se va desplegando, dependiendo de la información proporcionada por la sociedad y al cual el público en general no tiene acceso.

Para mayor información sobre este proceso se recomienda consultar el manual general del Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles(a partir de la página 34 inciso I), que se localiza en: https://psm.economia.gob.mx/PSM/resources/Manual_Usuario_PSM.pdf.

Con el objetivo de facilitarles el cumplimiento de sus obligaciones, a continuación se incluye una lista actualizada y vigente de las publicaciones que se pueden realizar en el Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles, con base en la disposición decima sexta del acuerdo mediante el cual se establece ese sistema electrónico y las disposiciones para su operación, publicadas en el DOF del 12 de junio de 2015 y sus diversas modificaciones hasta el 24 de julio de 2018:

I.        Convocatoria de asamblea general constitutiva (Artículo 99 de la Ley General de Sociedades Mercantiles).

II.       Convocatoria para asambleas generales y asambleas de accionistas (Artículo 186 y 268 de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

III.      Convocatoria de Asamblea de tenedores de certificados de participación (Artículo 228 de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito);

IV.      Convocatoria de asamblea por orden de autoridad (Artículos 168, 184 y 185 de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

V.       Acuerdo de asamblea sobre aumento de capital social (Artículo 132 de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

VI.      Balance General de la negociación de sociedades extranjeras (Artículo 251 de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

VII.     Balance de las sociedades que emiten obligaciones (Artículo 212 de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito);

VIII.    Estados financieros, notas y dictamen de los comisarios (Artículo 177 de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

IX.      Reducción del capital social (Artículo 9 de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

X.      Acuerdos sobre fusión, último balance de cada sociedad, sistema establecido para la extinción de su pasivo (Artículo 223 de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

XI.      Resolución de escisión (Artículo 228 bis, fracción V de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

XII.     Acuerdo de transformación (Artículo 228 de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

XIII.    Decreto de exhibición cuyo plazo o monto no conste en las acciones (Artículo 119 de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

XIV.    Acuerdo sobre distribución parcial (liquidación) (Artículo 243 de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

XV.     Balance (liquidación) (Artículo 242, fracción V, 247 y 249 Bis 1, fracción VI de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

XVI.    Resultado del sorteo para designar acciones amortizadas (Artículo 136 de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

XVII.   Reglamentos de los empresarios de transportes (Artículo 600 del Código de Comercio), y

XVIII. Contratos celebrados entre el accionista único y la sociedad (Artículo 264 de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

XIX.  Aviso cuando se haya suscrito y pagada la totalidad del capital social (Artículo 265 de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

XX.  Informe anual sobre la situación financiera de la sociedad (Artículo 272 de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

XXI.   Aviso de inscripción en el Libro Especial de los Socios o en el Libro de Registro de acciones con la estructura accionaria vigente (Artículos 73, 129 y 249 Bis fracción III de la Ley General de Sociedades Mercantiles);

XXII.   Acta de disolución y liquidación de sociedades mercantiles (Artículo 249 Bis 1 fracción I de la Ley General de Sociedades Mercantiles), y

XXIII.  Otras publicaciones previstas en las disposiciones jurídicas aplicables, conforme al catálogo previsto en el sistema.

Cabe aclarar que toda sociedad mercantil constituida a partir de junio de 2018 cuenta ya con su expediente electrónico empresarial, el cual fue creado mediante la información proporcionada a la SE por conducto del Registro Público de Comercio, ingresada por el fedatario público constituyente en el acto constitutivo, a través de la forma pre-codificada emitida por esa secretaria.

Todas aquellas sociedades constituidas con anterioridad a esa fecha deberán acudir eventualmente con fedatario público para que este expida y presente ante el Registro Público de Comercio, la forma pre-codificada correspondiente y origine el expediente electrónico empresarial.

Fuente: Revista “Abogado Corporativo”. En:“Nueva obligación corporativa: Aviso de transmisión de acciones o partes sociales”. María del Pilar Labastida Álvarez.  Número 070. Editorial Thomson Reuter, S.A DE C.V. Marzo-Abril de 2019. Págs. 70-72.